Automatyzacja
Automatyczna recepcja - goście meldują się sami, 24 godziny na dobę
Gość dostaje kod do drzwi po opłaceniu rezerwacji, a Ty nie musisz czekać na późny przyjazd ani zatrudniać recepcji na noc.
W skrócie
Co daje automatyczna recepcja właścicielowi obiektu?
Automatyczna recepcja pozwala gościom zameldować się samodzielnie o każdej porze. Po opłaceniu rezerwacji system wysyła instrukcję i kod do zamka, a właściciel nie musi czekać na późny przyjazd ani utrzymywać nocnej zmiany recepcji. Rozwiązanie łączy channel manager, płatności online i zamki elektroniczne w jeden proces.
Najważniejsze w skrócie
- Dla apartamentów, pensjonatów, aparthoteli i hoteli bez całodobowej recepcji
- Działa z rezerwacjami z Booking.com, Airbnb i Twojej strony
- Kod do drzwi generuje się dopiero po zaksięgowaniu płatności
- Koszt zależy od liczby drzwi i systemów, które już masz
Recepcja kosztuje, nawet gdy nikt nie przyjeżdża
Całodobowa recepcja to kilka etatów, grafik, zastępstwa i urlopy. W mniejszym obiekcie tę rolę przejmuje właściciel: odbiera telefony w nocy, czeka na gości, którzy utknęli w korku, i jeździ z kluczami. Każdy przyjazd po godzinach to czyjś czas, który kosztuje.
- Kilka etatów na recepcji, choć większość przyjazdów to kilka godzin dziennie
- Telefony o 23:00, bo gość nie może znaleźć klucza
- Dojazdy na przekazanie kluczy i czekanie na spóźnionych gości
- Gość, który nie zapłacił, a już jest w pokoju
Jak działa automatyczna recepcja
Gość rezerwuje
Rezerwacja wpada z Booking.com, Airbnb albo Twojej strony do jednego kalendarza w channel managerze (np. HOTRES).
Płatność pobrana
System wysyła link do płatności online. Bez zapłaty nie ma kodu - nie gonisz gości o przelewy.
Kod i instrukcja
Dzień przed przyjazdem gość dostaje SMS i e-mail z kodem do drzwi, opisem dojazdu i zasadami pobytu.
Gość wchodzi sam
Kod działa tylko w czasie pobytu. Po wymeldowaniu wygasa, a Ty widzisz w aplikacji, kiedy gość wszedł.
Co zyskujesz
| Obszar | Dziś | Po wdrożeniu |
|---|---|---|
| Przyjazdy w nocy | Ktoś musi czekać albo dyżurować pod telefonem | Gość wchodzi sam, o dowolnej porze |
| Klucze | Przekazania, dojazdy, zgubione klucze | Kod ważny tylko w czasie pobytu |
| Płatności | Przelewy sprawdzane ręcznie, gotówka na miejscu | Płatność pobrana przed przyjazdem |
| Koszt obsługi | Etaty na recepcji przez całą dobę | Obsługa tylko tam, gdzie jest potrzebna |
| Informacje dla gości | Te same pytania przez telefon | Instrukcja wysyłana automatycznie przed przyjazdem |
Recepcja na etacie czy automat - policz sam
Przesuń suwaki: ile osób dziś pracuje na recepcji, ile zarabiają i ile drzwi trzeba wyposażyć w zamki na kod.
Recepcja 24/7 to zwykle ok. 4-5 etatów
Ponad pensję brutto - przybliżenie
Np. jedna osoba do sprzątania i spraw na miejscu
Oszczędność rocznie
155 460 zł
- Zamki zwrócą się po
- 1,2 mies.
- Jednorazowo: zamki z montażem
- 15 000 zł
Przy tych założeniach automat kosztuje rocznie o 155 460 zł mniej niż recepcja, a zamki zwracają się po 1,2 mies.
Policzmy to dokładnie dla Twojego obiektuPrzykładowe wartości - zmień je na swoje. Koszt etatu = pensja brutto + koszty pracodawcy, 12 miesięcy. Nie uwzględniamy urlopów, zastępstw ani rotacji, które w praktyce podnoszą koszt recepcji.
Dla kogo jest automatyczna recepcja
Apartamenty
Bez dojazdów, kluczy i prowizji
Aparthotele
Hotelowa sprzedaż, apartamentowa obsługa
Pensjonaty
Rezerwacje, ceny i obsługa gości działają same
Od czego zależy koszt wdrożenia
- Liczba drzwi do wyposażenia w zamki na kod (pokoje, wejście główne, brama)
- Rodzaj zamków: na kod, na kartę, z aplikacją, z bramką do internetu
- Systemy, które już masz: channel manager, PMS, płatności online
- Zakres automatycznych wiadomości i języków dla gości
Płacisz procent od wyniku powyżej tego, co Twój obiekt osiąga dziś. Dopóki nie zarobisz więcej, nie płacisz.
Koszty jednorazowe (np. zamki, budowa strony) ustalamy po audycie.
Jak wygląda współpraca
- Bezpłatny audytAnaliza Twojego obiektu i możliwości
- WdrożenieKonfiguracja systemu i integracje
- Opieka i wynikiStałe wsparcie i rozwój Twojego obiektu
Najczęstsze pytania: automatyczna recepcja
Jak działa automatyczna recepcja w praktyce?
Po rezerwacji i opłaceniu pobytu gość dostaje wiadomość z instrukcją oraz kodem albo linkiem do otwarcia drzwi. Melduje się samodzielnie o dowolnej porze, a właściciel nie musi być na miejscu.
Czy system działa z Booking.com i moją stroną WWW?
Tak. Rezerwacje z Booking.com, Airbnb i Twojej strony trafiają do jednego kalendarza w channel managerze, a kod do drzwi powstaje automatycznie dla każdej z nich.
Jakie zamki są potrzebne?
Zamki elektroniczne na kod, kartę albo aplikację, które da się sterować z systemu. Dobór zależy od drzwi, liczby pokoi i budżetu - sprawdzamy to podczas audytu.
Co jeśli gość przyjedzie późno w nocy?
Nic się nie dzieje - kod działa od godziny zameldowania do końca pobytu. Gość nie potrzebuje nikogo na miejscu, a instrukcję dostaje wcześniej w wiadomości.
Co jeśli gość nie dostanie kodu albo kod nie zadziała?
Kod jest wysyłany SMS-em i e-mailem, a gość może skorzystać z infolinii. Zamek ma też awaryjne otwarcie, np. kodem serwisowym albo z aplikacji właściciela.
Czy automatyczna recepcja ma sens w małym obiekcie?
Tak, często właśnie tam daje najwięcej: przy kilku apartamentach właściciel przestaje jeździć z kluczami i odbierać telefony w nocy. Opłacalność dla Twojego obiektu policzysz w kalkulatorze wyżej.
Powiązane usługi
Kody PIN i aplikacja zamiast kluczy
Jeden kalendarz dla wszystkich portali
Przedpłaty pobierane automatycznie
Automatyzacja - wszystkie usługi
Samodzielny check-in i mniej pracy ręcznej
Bezpłatny audyt
Sprawdźmy, ile da się zyskać w Twoim obiekcie
Rozmowa ok. 30 minut i konkretna lista zmian. Bez kosztów i bez zobowiązań.
